Gegevensverwerking en AVG

Voor de persoonsgegevens van je gasten en contacten die je via RSViP Online verzamelt, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Voor je eigen account- en factuurgegevens treden wij op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in ons privacybeleid.

• Onderwerp en doel: het leveren van de planningsdienst, dat wil zeggen boekingen aannemen en beheren, agenda’s synchroniseren, vergaderlinks maken en boekingsmails versturen.
• Duur: zolang je account bestaat en tot verwijdering zoals hieronder beschreven.
• Betrokkenen: je gasten en de mensen die bij jou boeken of voor vergaderingen worden uitgenodigd.
• Soorten gegevens: namen, e-mailadressen, boekingstijden, tijdzones, notities van gasten en de agendagegevens die nodig zijn om je beschikbaarheid te tonen.

• We verwerken persoonsgegevens alleen op basis van je gedocumenteerde instructies, namelijk het gebruik van de dienst en deze voorwaarden, tenzij de wet iets anders vereist. We laten het je weten als we denken dat een instructie de wet overtreedt.
• Iedereen met toegang tot de gegevens is gebonden aan geheimhouding.
• We nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen: versleuteling van koppelingsgegevens in rust, HTTPS voor al het verkeer, toegang beperkt tot wie die nodig heeft en regelmatige software-updates.
• We helpen je verzoeken van gasten te beantwoorden die hun rechten uitoefenen (inzage, rectificatie, verwijdering en dergelijke) en bij je verplichtingen rond beveiliging, melding van inbreuken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, voor zover redelijk gezien de aard van de verwerking.
• We informeren je zonder onredelijke vertraging nadat we kennis nemen van een inbreuk op persoonsgegevens die jouw gegevens raakt.

Je geeft ons algemene toestemming subverwerkers in te schakelen om de dienst te laten draaien. Dat zijn de infrastructuur- en hostingaanbieders die RSViP Online laten draaien en de e-mail bezorgen, en de diensten die je zelf koppelt en die op jouw instructie handelen. Onze infrastructuur kan in verschillende regio’s van de wereld staan. We verbinden subverwerkers aan verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming die niet minder beschermend zijn dan deze. Voegen we een infrastructuur-subverwerker toe of vervangen we er een die gegevens van je gasten verwerkt, dan laten we dat je vooraf weten en kun je om redelijke gegevensbeschermingsredenen bezwaar maken.

Stripe, dat abonnementsbetalingen verwerkt, treedt op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor betaalgegevens.

Als de verwerking een doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte naar een land zonder adequaatheidsbesluit inhoudt, zorgen we voor een passende waarborg, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Je kunt je gegevens, of je hele account, op elk moment verwijderen vanuit je account; heb je eerst een kopie van je gegevens nodig, schrijf dan naar privacy@rsviponline.com. Wordt je account verwijderd, dan wissen we de persoonsgegevens die we voor je verwerken, behalve waar de wet ons verplicht ze te bewaren. Back-ups worden binnen 30 dagen overschreven.

Op redelijk schriftelijk verzoek geven we je de informatie die nodig is om aan te tonen dat we deze voorwaarden naleven, en staan we redelijke audits toe en werken eraan mee, maximaal één keer per jaar tenzij een inbreuk of een toezichthouder anders vereist, op jouw kosten en met redelijke kennisgeving.

Jij bent verantwoordelijk voor een rechtmatige grondslag om de gegevens van je gasten te verzamelen, voor het informeren van gasten over hoe je ze gebruikt en voor de instructies die je ons geeft. Gebruik de dienst niet om bijzondere categorieën gegevens te verwerken, tenzij je een rechtmatige grondslag en passende waarborgen hebt.

Vragen over gegevensverwerking: privacy@rsviponline.com.