Traitement des données et RGPD

Pour les données personnelles de vos invités et contacts que vous collectez via RSViP Online, vous êtes le responsable du traitement et nous sommes le sous-traitant. Pour les données de votre propre compte et de facturation, nous agissons en tant que responsable du traitement indépendant, comme décrit dans notre politique de confidentialité.

• Objet et finalité : fournir le service de planification, c’est-à-dire recevoir et gérer des réservations, synchroniser des agendas, créer des liens de réunion et envoyer des e-mails de réservation.
• Durée : tant que votre compte existe, puis jusqu’à la suppression décrite ci-dessous.
• Personnes concernées : vos invités et les personnes qui réservent chez vous ou sont invitées à des réunions.
• Types de données : noms, adresses e-mail, créneaux de réservation, fuseaux horaires, notes saisies par les invités et informations d’agenda nécessaires pour afficher vos disponibilités.

• Nous traitons les données personnelles uniquement sur vos instructions documentées, à savoir l’utilisation du service et ces conditions, sauf si la loi exige autre chose. Nous vous préviendrons si nous estimons qu’une instruction enfreint la loi.
• Toute personne ayant accès aux données est tenue à la confidentialité.
• Nous appliquons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des identifiants de connexion au repos, HTTPS pour tout le trafic, accès limité aux personnes qui en ont besoin et mises à jour régulières des logiciels.
• Nous vous aidons à répondre aux demandes des invités qui exercent leurs droits (accès, rectification, effacement et autres) et à remplir vos obligations en matière de sécurité, de notification des violations et d’analyses d’impact, dans la mesure raisonnable compte tenu de la nature du traitement.
• Nous vous informons dans les meilleurs délais après avoir eu connaissance d’une violation de données personnelles affectant vos données.

Vous nous donnez une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs pour faire fonctionner le service. Il s’agit des prestataires d’infrastructure et d’hébergement qui font fonctionner RSViP Online et distribuent ses e-mails, et des services que vous choisissez de connecter, qui agissent sur votre instruction. Notre infrastructure peut être située dans différentes régions du monde. Nous imposons aux sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données au moins aussi protectrices que celles-ci. Si nous ajoutons ou remplaçons un sous-traitant d’infrastructure qui traite les données de vos invités, nous vous en informerons à l’avance et vous pourrez vous y opposer pour des motifs raisonnables de protection des données.

Stripe, qui traite les paiements d’abonnement, agit en tant que responsable du traitement indépendant des données de paiement.

Si le traitement implique un transfert de données personnelles hors de l’Espace économique européen vers un pays sans décision d’adéquation, nous veillons à ce qu’une garantie appropriée soit en place, telle que les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Vous pouvez supprimer vos données, ou l’ensemble de votre compte, à tout moment depuis votre compte ; si vous avez besoin d’abord d’une copie de vos données, écrivez à privacy@rsviponline.com. Lorsque votre compte est supprimé, nous supprimons les données personnelles que nous traitons pour vous, sauf si la loi nous oblige à les conserver. Les sauvegardes sont écrasées sous 30 jours.

Sur demande écrite raisonnable, nous vous fournirons les informations nécessaires pour démontrer que nous respectons ces conditions, et nous permettrons et contribuerons à des audits raisonnables, au plus une fois par an sauf si une violation ou une autorité de contrôle en exige autrement, à vos frais et avec un préavis raisonnable.

Vous êtes responsable de disposer d’une base légale pour collecter les données de vos invités, de les informer de l’usage que vous en faites et des instructions que vous nous donnez. N’utilisez pas le service pour traiter des catégories particulières de données sauf si vous disposez d’une base légale et de garanties appropriées.

Questions sur le traitement des données : privacy@rsviponline.com.